Todos los empleadores que operan y tienen empleados en Pennsylvania, independientemente de su industria, ocupación, estado de ganancias o tamaño, están obligados por ley a informar cada nueva contratación al programa, si la persona se considera un empleado a efectos de retención de impuestos federales de ingresos. Esto incluye: empleados recién contratados de todas las edades legales para trabajar, independientemente de la cantidad de horas (a tiempo completo o parcial); aquellos empleados en un período de prueba, o son estacionales o intermitentes; empleados recontratados después de una terminación o separación; y aquellos que regresan a trabajar después de un despido o de un permiso de ausencia solicitado sin pago superior a 30 días consecutivos. Las terminaciones de empleados no son reportables al programa de informes de nuevas contrataciones de Pennsylvania, pero si el empleado despedido está pagando una orden de manutención de los hijos (como un padre / madre sin custodia obligado), la terminación debe informarse a la oficina de relaciones domésticas del condado local que maneja la orden de manutención de los hijos, a través del Departamento de Servicios Humanos de Pennsylvania, Oficina de Cumplimiento de Manutención Infantil. Para obtener más información sobre la denuncia de terminaciones de deudores de manutención infantil llame al 1-800-932-0211.

Los datos de nuevas contrataciones se utilizan para garantizar que la manutención de los hijos dependientes se recopile y proporcione al padre con custodia, mediante el embargo de los salarios del padre sin custodia. Esto reduce la carga de otros programas de asistencia pública, al reemplazar eso fondos con salarios ganados a través del empleo del deudor. Los datos también se utilizan para detectar fraudes en los programas de compensación por desempleo y compensación de trabajadores administrados por el departamento. Cada año, debido a los informes de nuevas contrataciones, se recaudan más de $30 millones en manutención infantil en Pennsylvania, y más de $2 millones se recuperan para los empleadores a través de la detección de fraude. Sí, los empleadores deben informar su nómina trimestral y los salarios pagados a cada empleado al Estado. Sin embargo, estos informes trimestrales no son lo suficientemente oportunos como para localizar rápidamente a los deudores que deben manutención de menores, ni permiten que se descubra rápidamente una actividad fraudulenta. Solo a través de informes oportunos de nuevos empleados (dentro de los 20 días posteriores a la fecha de contratación) por parte de los empleadores al programa, se puede descubrir el fraude y recuperar el dinero, en beneficio de los empleadores participantes.

Los informes electrónicos, especialmente los informes en línea a través de este sitio web de Pennsylvania CareerLinksm, son el método preferido para enviar datos de nuevas contrataciones, ya que son seguros, reducen el tiempo de procesamiento y eliminan los costos de papel y franqueo. Se prefiere la carga de archivos de un nuevo archivo de datos de contratación en formato Excel, texto o compatible con XML utilizando la función de carga web, o la captura de datos de la información a través del sitio web. El Protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP) también es un método preferido para enviar datos; para obtener más detalles sobre este método comuníquese con el servicio al cliente del programa. Para los empleadores que usan un servicio de nómina de terceros, el servicio de nómina puede informar los datos de nuevas contrataciones de los empleadores en su nombre, mediante la carga de archivos o SFTP.

Sí. Los informes de nuevas contrataciones en línea son seguros, eficientes y garantizan la precisión de los informes y la confidencialidad de los datos. El sitio web de Pennsylvania CareerLinksm, incluidas las nuevas pantallas de contratación, utiliza el protocolo de capas de conexión seguras (SSL) para salvaguardar la información personal identificable (PII) durante las transacciones en línea. La información de la empresa del empleador está protegida con contraseña y los informes de nuevas contrataciones se transmiten a través de servidores seguros. La información se codifica desde la computadora del lugar de trabajo de su empleador a los servidores que procesan la solicitud. Después de la transmisión en línea, los empleadores reciben una confirmación de que sus datos de nueva contratación se tramitaron, para referencia futura.

Además de los métodos electrónicos preferidos, los empleadores también pueden enviar su información de nuevas contrataciones por fax gratuito o por correo postal estándar. Los empleadores que presenten informes por fax o correo pueden presentar el Formulario W-4 del IRS, el Formulario estándar de informes de nuevas contrataciones del Estado (disponible en este sitio web) o un sustituto adecuado. Tenga en cuenta que cuando use el Formulario W-4 del IRS: La fecha de contratación, el nombre de contacto y el número de teléfono de contacto deben figurar por separado, y proporcionar una fecha de firma no es válida como fecha de contratación. En el formulario, los empleadores deben asegurarse de completar toda la información del empleado y del empleador, incluidas las líneas 10 y 12. Para obtener más información sobre los informes en fax o en papel, visite la sección "Más información ... Otros métodos de informes" de este sitio web.