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Centro de ayuda

 
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Q. ¿Estoy obligado a informar a todos los empleados existentes?
A.No. Sólo debe reportar a los empleados que fueron contratados o recontratados después del 1 de enero de 1998.
 
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Q. ¿Las agencias de empleos temporales, organizaciones laborales y bolsas de empleo también deben infor
A.La agencia que paga el sueldo de la persona debe enviar el Informe de Nueva Contratación. Si la agencia simplemente refiere personas para empleo y no paga sueldos, el Informe de Nueva Contratación debe ser enviado por el empleador que paga el sueldo de la persona contratada.
 
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Q. ¿Existen Programas de Nuevas Contrataciones en otros estados? Si es así, ¿cómo puedo ponerme en cont
A.Sí.  Visite el sitio web laboral del estado y busque Programas de Nuevas Contrataciones.
 
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Q. ¿Existen sanciones por no informar nuevas contrataciones en el estado de Pennsylvania?
A.Todos los estados tienen la opción de imponer sanciones monetarias civiles por incumplimiento. En Pennsylvania, un empleador que no informa puede recibir una advertencia por escrito por la primera infracción, y está sujeto a una sanción civil de hasta $25 por cada infracción posterior a la advertencia. Si el hecho de no informar o la presentación de un informe falso es consecuencia de una conspiración entre el empleador y el empleado, el empleador estará sujeto a una sanción civil de hasta $500.
 
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Q. ¿Debemos enviar un informe si no tenemos nuevas contrataciones?
A.No. Si no han contratado nuevos empleados, no es necesario enviar un informe.
 
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Q. Como agencia temporal, ¿debo informar a mis empleados cada vez que se da un nuevo trabajo?
A.No es necesario informar al empleado por cada trabajo que se le asigna.
 
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Q. ¿Debo notificar al Programa de Información de Nuevas Contrataciones de PA del término del contrato d
A.

¿Debo notificar al Programa de Información de Nuevas Contrataciones de PA del término del contrato de un empleado?
 
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Q. ¿Es necesario enviar un Informe de Nueva Contratación por un empleado recién contratado que se reti
A.Sí. Debido a que la relación empleador/empleado existió y el empleado ganó una remuneración, debe enviarse un Informe de Nueva Contratación. Sin embargo, si el empleado nunca se presentó a trabajar, no es necesario informarlo.
 
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Q. ¿Es necesario informar sobre subcontratistas (1099 empleados)?
A.Actualmente, Pennsylvania no exige informes sobre subcontratistas.
 
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Q. Si despido a un empleado y luego vuelvo a contratarlo, ¿debo enviar otro Informe de Nueva Contrataci
A.Sí. La ley exige que se informe de todos los empleados recontratados después de un despido. La fecha de contratación se debe reportar como fecha de regreso al trabajo.
 
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Q. ¿De qué manera ayuda a los empleadores el Programa de Información de Nuevas Contrataciones?
A.Los empleadores que cumplen con las leyes de manutención de hijos menores se ayudan a sí mismos y a los niños de Pennsylvania de las siguientes maneras:
--Aumentando la cantidad de cobranzas de manutención de hijos menores
--Ahorrando dinero a los contribuyentes al disminuir el gasto público
--Impidiendo y reduciendo los fraudes
--Promoviendo una fuerza laboral estable y confiable
--Propiciando una futura fuerza laboral calificada
 
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Q. ¿Por cuánto tiempo debo conservar los registros de empleados que he informado como nuevas contrataci
A.Los Informes de Nuevas Contrataciones se deben conservar por lo menos durante un año.
 
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Q. ¿Con qué frecuencia debo enviar el Informe de Nuevas Contrataciones?
A.Toda la información sobre Nuevas Contrataciones se debe enviar dentro de los 20 días siguientes a la fecha de contratación.
 
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Q. Tengo un empleado que tiene un embargo de sueldo, ¿cuánto tardará en llegarme el comprobante corresp
A.En general, el embargo de sueldo debe recibirse dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que se nos informa el empleado. Para agilizar este proceso, el empleador puede ponerse en contacto con el lugar desde donde se le envían los embargos de sueldo. Comuníquese con Unidad de Desembolso de Cobranzas del Estado de Pennsylvania, teléfono 1-877-676-9580.
 
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Q. Informé datos incorrectos. ¿Cómo puedo corregir esto?
A.

Para obtener ayuda, comuníquese con el Departamento de Servicio al Cliente, teléfono 1-888-724-4737.
 
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Q. Si un empleado trabaja en un estado y vive en otro, ¿cómo sabré a qué estado informar?
A.La información de contratación del empleado se debe enviar al mismo estado donde se están presentando los registros fiscales en materia de salarios del subsidio de desempleo (UC tax wage records).
 
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Q. Si decido informar por vía electrónica o por fax, ¿debo enviar también informes en papel?
A.No. Si informa por vía electrónica o por fax, no es necesario que también envíe copia el Informe de Nueva Contratación en papel.
 
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Q. ¿La información de nuevas contrataciones es obligatoria para todos los empleadores?
A.Sí. La legislación federal exige que todos los empleadores, independientemente de su tamaño o tipo de empresa, cumplan con los requisitos de información de nuevas contrataciones.
 
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Q. ¿No está disponible actualmente la información a través de otros informes que se envían al gobierno?
A.Los empleadores envían informes trimestrales de registros de sueldos, no obstante, estos datos a menudo están obsoletos antes de que la oficina de manutención de menores reciba la información. Puede haber un desfase de hasta seis meses entre la presentación de los datos y la fecha en que estos llegan a la oficina fiscalizadora de la manutención de menores. Con la información de nuevas contrataciones, los datos están disponibles dentro de un período sustancialmente menor. Debido a que los datos estarán vigentes, se localizará con mayor rapidez a los padres que no tienen la custodia, permitiendo así que las órdenes de la oficina de manutención de menores se establezcan y/o se hagan cumplir oportunamente.
 
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Q. Mi cónyuge debe cuotas de manutención. ¿Pueden decirme dónde trabaja?
A.

No. Los datos de nuevas contrataciones presentados por los empleadores son confidenciales, y conforme a la ley no se pueden revelar al público. Para obtener ayuda e información adicional, comuníquese con la oficina local de Relaciones Domésticas de los Condados de Pennsylvania o con la Oficina de Asistencia del Condado. En la página principal del sitio web de Manutención de Menores del Departamento de Bienestar Público de Pennsylvania encontrará una lista de las Oficinas de Relaciones Domésticas de Pennsylvania ubicadas en el área donde usted reside. A través del sitio web del Departamento de Bienestar Público de Pennsylvania podrá encontrar una lista de Oficinas de Asistencia de los Condados de Pennsylvania por direcciones e información de contacto.
 
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Q. Mi sistema tiene la capacidad de crear un Nuevo Informe de Contratación para mí. ¿Puedo presentar mi
A.Aceptaremos cualquier informe mientras se proporcione toda la información requerida.
 
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Q. Información de nuevas contrataciones
A.

Los empleadores pueden informar sus nuevas contrataciones usando cualquiera de los siguientes métodos:
--Formulario W-4 – La fecha de contratación, el nombre de la persona de contacto y su número de teléfono se deben indicar por separado. La fecha de firma no es válida como fecha de contratación. Asegúrese de completar toda la información del empleado y el empleador, incluidas las líneas 10 y 12.
--Formulario de Nueva Contratación
--Internet a través de una página web
--Disco flexible
--Correo electrónico o FTP
 
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Q. ¿Cuáles son los requisitos de información para los siguientes empleos?
A.Maestros suplentes – Se deben informar la primera vez que se les contrata. Deben reportarse nuevamente si el empleado es recontratado después del vencimiento del contrato, un despido por paro forzoso, una desvinculación o una licencia sin goce de sueldo solicitada por un período superior a 30 días.
Maestros con calendarios de remuneración de 9 meses vs. 12 meses – Los maestros se deben reportar la primera vez que se les contrata y sólo es necesario reportarlos nuevamente si son recontratados después del vencimiento del contrato, un despido por paro forzoso o una desvinculación, o si regresan al trabajo después de una licencia sin goce de sueldo solicitada por un período superior a 30 días.
Empleados temporales – Los empleados temporales sólo deben reportarse nuevamente si son recontratados después del vencimiento del contrato, un despido por paro forzoso, una desvinculación o una licencia sin goce de sueldo solicitada por un período superior a 30 días.
Trabajadores agrícolas – Todos los trabajadores agrícolas que reciben remuneraciones se deben informar.
Un empleado que regresa al trabajo después de un despido por paro forzoso – El empleado se debe reportar nuevamente cuando regrese al trabajo. La fecha de contratación se debe reportar como fecha de regreso al trabajo.
 
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Q. ¿Qué información debe reportarse?
A.Empleador, Empleado, Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN), Nombre, Dirección, Número del Seguro Social, Nombre del Contacto, Fecha de contratación, Número de teléfono de contacto y Fecha de nacimiento (opcional). *Los empleadores multiestatales deben informar el estado donde se realizó la contratación.
 
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Q. ¿Qué es lo aceptable como dirección del empleador, nombre del contacto y teléfono de contacto?
A.La dirección del empleador debe ser la sede legal física o la dirección postal del empleador que esté asociada con su FEIN. Si por usted informa un servicio de pago de nóminas u otra tercera parte, solicíteles que informen la dirección de su empresa y no la de ellos. El nombre y número de teléfono del contacto deben corresponder a alguien que pueda responder a consultas acerca del Informe de Nueva Contratación. Si es del caso, puede ser un contacto en el servicio de pago de nóminas o la tercera parte antes mencionada.
 
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Q. ¿Qué es “Información de nuevas contrataciones” y qué se hará con dicha información?
A.

Información de Nuevas Contrataciones es un proceso mediante el cual usted, como empleador, informa sobre todos los empleados que ha contratado a partir del 1 de enero de 1998.

El estado de Pennsylvania comparará los Informes de Nueva Contratación con los registros estatales de manutención de menores, con el fin de localizar a los padres que no tengan la custodia del menor y establecer órdenes de manutención de menores o hacer cumplir las existentes. Además, el estado de Pennsylvania transmitirá los datos al Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones, con el propósito de determinar si existen órdenes de manutención en otros estados.
 
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Q. ¿Quiénes deben ser informados como Nuevas Contrataciones?
A.Muchos empleadores no entienden la necesidad de informar a una persona como “nueva contratación” cuando regresa al trabajo después de una licencia sin goce de sueldo por un período de 30 días. Pensando en las personas a quienes servimos, anunciamos la siguiente interpretación revisada de la legislación, interpretación que entra en vigencia en forma inmediata:
Un empleado se debe reportar como “nueva contratación” si reúne las siguientes condiciones:
1.  Empleado nuevo
Ex empleado que:
2.  es recontratado después del vencimiento de su contrato,
3.  es recontratado después de una desvinculación,
4.  regresa al trabajo después de un despido por paro forzoso, o
5.  regresa al trabajo después de solicitar una licencia sin goce de sueldo por un período de 30 días o más.

Si el empleado no cae en ninguna de las categorías que anteceden, no es necesario informarlo como nueva contratación.

Si tiene alguna consulta sobre la interpretación revisada, comuníquese con el personal de Servicio al Cliente, teléfono 1-888-PAHIRES (1-888-724-4737).